Piloter le site, pas à pas.

Dans leur espace, Règlements et cotisation présente chaque dossier avec HelloAsso mis en avant et les boutons du séjour et de la cotisation. Les possibilités en 1, 2 ou 3 fois dépendent des dates ; les prélèvements futurs restent suivis par HelloAsso. La cotisation se règle séparément, en une fois. Suspendre les nouveaux paiements conserve l’accès au suivi des paiements déjà engagés.

Autres moyens de paiement regroupe Chèques-Vacances papier, Chèque-Vacances Connect, chèque bancaire et virement. Les boutons préparent un message dans le dossier. Pour Connect, traitez la demande dans votre espace professionnel ANCV ; il n’y a pas de connexion automatique ANCV dans le site. Pour un virement, transmettez le RIB de l’association dans la messagerie.

Après réception, enregistrez le versement dans Paiements avec le moyen et la référence adaptés. Pour un règlement mixte, enregistrez la part Chèques-Vacances avant que la famille ne règle le complément par carte. Si un échéancier HelloAsso est déjà engagé, vérifiez-le avant d’organiser un autre versement. Un règlement saisi manuellement n’annule pas un prélèvement programmé.

L’e-mail de transmission d’une inscription avec place attribuée renvoie également à ces consignes. Les demandes en liste d’attente ne reçoivent pas d’invitation à payer.

Leur espace utilise désormais une navigation comparable à l’administration : Vue d’ensemble, Mes inscriptions, Mes messages, Règlements et cotisation, Mes enfants, Nos coordonnées et Mon compte. Les inscriptions sont filtrables par enfant, saison et état, avec un historique séparé.

Pour guider une famille, indiquez le dossier de l’enfant puis l’onglet : Suivi et règlements, Formulaire, Documents ou Messages. Les propositions de places apparaissent dans ses actions prioritaires. Un message n’est marqué comme lu par la famille qu’à l’ouverture de la conversation. Les règles d’inscription, de paiement et de validation restent les mêmes.

Consulter les nouveaux repères de la notice familles →

Ouvrez Messages familles dans l’administration. Un brouillon y apparaît dès que la famille a envoyé un message, avec la mention « Brouillon — non transmis ». Les messages déjà envoyés avant cette mise à jour deviennent eux aussi accessibles : la famille n’a rien à renvoyer.

Ouvrez la conversation, lisez la question puis utilisez Répondre à la famille. La réponse est consultable dans le même dossier, sur ordinateur ou dans l’application Familles. Une notification par e-mail est prévue comme pour les inscriptions transmises. Un message devient lu uniquement à l’ouverture de la conversation ; utilisez Toutes les conversations pour le retrouver après lecture. Vérifiez aussi le filtre de saison si le dossier appartient à un autre exercice.

Seuls les administrateurs autorisés pour la colo peuvent accéder à cet échange. Avant transmission, la vue est limitée à la conversation et aux repères nécessaires pour identifier le dossier. Les informations complètes, les documents et les règlements restent accessibles après transmission selon les droits habituels.

Une conversation ne vaut pas inscription. Les brouillons restent hors des listes d’inscriptions transmises, des exports CSV, des compteurs de places et des montants à régler. Une réponse de l’administration ne change pas leur état. Après transmission par la famille, le dossier rejoint le suivi habituel et conserve sa conversation.

Ouvrez Au quotidien → Préparer la colo. Le guide reprend le texte d’accueil et les 21 articles de l’ancienne page, avec leurs illustrations et les PDF.

Modifier ouvre un article. Vous pouvez changer son titre, sa rubrique, son texte et sa visibilité. Utilisez les boutons Gras, Italique, Sous-titre, Liste et Ajouter un lien pour la mise en forme. Cliquez sur Enregistrer l’article : les modifications d’un article publié sont alors visibles par les familles.

Ajouter un article prépare un nouveau brouillon. Le choix Publié le rend visible. Les flèches montent ou descendent un article dans sa rubrique. Dans sa fiche, Supprimer cet article demande une confirmation ; choisir Brouillon permet simplement de le masquer. Voir la page familles montre les articles publiés sans utiliser un compte famille.

Le super administrateur dispose de cet accès. Il peut le déléguer avec l’autorisation Articles de préparation des familles. Ces articles concernent toutes les colos. Leur modification ne change pas les conditions générales acceptées dans les dossiers d’inscription. Le guide est inclus dans les sauvegardes de la base.

1. Se connecter et choisir un outil

   Ouvrez familles-admin.php, saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe, puis le code à six chiffres reçu par e-mail. Le menu de gauche affiche uniquement les espaces autorisés pour votre compte. Les dossiers, recherches et exports sont limités aux colos qui vous sont attribuées. Il reste visible avec le bandeau du haut ; sur mobile, le bouton « Menu » permet de l’ouvrir. Le même bouton « Se déconnecter » ferme toute la session.

2. Créer et ouvrir une colo

   Créez d’abord le séjour dans l’Agenda, avec la catégorie « Colos » et l’option « Visible sur le site ». Le champ « Saison / exercice associatif » est calculé automatiquement à partir de la date de début : été 2026 → 2025/2026 ; été 2027 → 2026/2027. Il est aussi affiché dans la liste des événements. Pour une nouvelle colo, utilisez « Dupliquer » et changez les dates, sans réutiliser un séjour qui possède déjà des inscriptions.

   Dans « Paramètres des colos » → « Colos actives », l’exercice courant est affiché par défaut ; chaque carte indique son exercice. Vous pouvez filtrer par saison en haut de la page. Si aucune colo n’apparaît, cliquez sur « Afficher toutes les saisons », puis vérifiez les dates, la catégorie et la visibilité dans l’Agenda. Indiquez ensuite le tarif, la capacité et les conseils destinés aux familles, puis cochez « Inscriptions ouvertes dans l’espace Familles ».

3. Lire le tableau de bord

   Les indicateurs donnent le nombre de dossiers, les places disponibles et le reste à percevoir. Les alertes sont cliquables : messages non lus, dossiers papier attendus, pièces à vérifier, PDF signés, cotisations ou soldes à régulariser.

4. Retrouver une inscription

   Ouvrez une carte de colo ou « Colos et inscriptions ». Sélectionnez la saison, affichée sous la forme 2026/2027, et le séjour, recherchez un enfant, une famille, un e-mail ou une référence, puis cliquez sur « Afficher ». La liste présente 20 dossiers par page, avec un choix de 50 ou 100. Les filtres rapides affichent les pièces à contrôler, les dossiers à compléter, les soldes restants ou la liste d’attente. L’export CSV contient tous les résultats filtrés, pas seulement la page visible. Chaque inscription possède une référence unique de la forme DOSSIER-ANNÉE-00001, visible également par la famille.

5. Contrôler et faire avancer le dossier

   Ouvrez l’inscription de l’enfant. Les onglets Suivi, Informations, Documents, Paiements et Messages séparent les tâches. « Retour à la liste filtrée » conserve la colo, les filtres, le tri et la page ; « Dossier précédent » et « Dossier suivant » suivent cette sélection. Dans l’onglet Suivi, choisissez son état général puis validez séparément la réception du dossier, les pièces complètes et le PDF daté et signé. Le suivi de cet enfant est indépendant des autres enfants de la famille.

6. Vérifier les pièces déposées

   Dans l’onglet Documents, chaque document peut être marqué reçu, vérifié ou à remplacer, avec une note visible par la famille. Lors d’une réinscription, les derniers documents vérifiés sont copiés dans le nouveau dossier avec le statut « reçu » : contrôlez qu’ils sont toujours valables avant de les vérifier de nouveau. Consultez uniquement les documents nécessaires au traitement et ne les téléchargez pas sur un appareil partagé.

7. Répondre dans la messagerie

   La rubrique Messages affiche d’abord les échanges non lus. Choisissez « Toutes les conversations » pour retrouver l’historique. Un message est marqué lu uniquement lorsque l’onglet Messages du dossier est ouvert, pas lors de la consultation du suivi ou des paiements. La conversation est rattachée au dossier et à l’enfant concernés. Une réponse de l’association devient visible dans l’espace de la famille ; les nouveaux messages sont signalés dans les alertes du tableau de bord.

8. Enregistrer cotisations et règlements

   Le choix individuel ou familial effectué par la famille à l’étape 4 de son inscription apparaît dans Suivi, avec son montant. L’individuelle est de 10 € par enfant et par exercice ; elle couvre les différentes colos de cet enfant. La familiale est de 15 € pour toutes les personnes du même foyer fiscal regroupées sur le compte famille ; elle ne se règle qu’une fois, sur le premier dossier de l’exercice. Le super administrateur peut le corriger ; les familles ne peuvent plus le modifier après l’enregistrement d’un règlement de cotisation. Ajoutez chaque versement dans l’onglet Paiements avec sa date, son montant et son moyen de paiement. Une référence Uto’Pistes unique est créée automatiquement. Le reste à payer et les étapes visibles par la famille sont recalculés immédiatement.

   Cotisations par exercice : une saison va du 1er septembre au 31 août. La cotisation individuelle est de 10 €, la familiale de 15 €. La saison 2026/2027 couvre le 1er septembre 2026 au 31 août 2027. Les colos de l’été 2026 appartiennent à 2025/2026 ; celles de l’été 2027 à 2026/2027. Le 1er septembre 2027, le suivi de la nouvelle saison affiche « Non réglée », sauf paiement déjà enregistré pour 2027/2028. Les anciens règlements ne sont jamais remis à zéro.

   Dans l’onglet Paiements, choisissez « Cotisation associative », puis la saison couverte et le type de cotisation. La date du versement reste sa date réelle, même en cas d’avance. La liste du dossier présente les cotisations de toutes les saisons de cette famille, chacune une seule fois ; les soldes en haut concernent uniquement la saison du dossier. Dans Familles → Récapitulatif, un encadré indique la cotisation de l’exercice actuellement en cours, même sans nouvelle inscription. Le type de cotisation connu est repris pour une nouvelle saison, mais aucun ancien paiement n’y est reporté.

9. Contrôler les factures acquittées

   Lorsque le reste du séjour atteint 0,00 €, la facture acquittée devient téléchargeable dans le dossier administrateur et dans l’espace famille. Elle reprend l’enfant, la colo, les versements, sa référence et le tampon-signature de l’association.

10. Gérer les comptes familles

    La rubrique « Familles » présente la date d’inscription, les coordonnées, les enfants et l’historique des dossiers. Utilisez « Éditer » pour corriger un compte et le récapitulatif pour retrouver toutes ses inscriptions et ses versements. Le bouton « Exporter les données » produit une archive complète sans aucun mot de passe ni jeton de connexion.

11. Préparer les documents d’une colo

    Dans « Colos et inscriptions », sélectionnez une seule colo puis ouvrez « Documents de cette colo ». Vous pouvez produire les listes des enfants et responsables, contacts d’urgence, anniversaires, informations alimentaires et sanitaires, autorisations d’image, état des dossiers et règlements, émargement, fiches équipe, trombinoscope et tableau CSV.

12. Inviter un autre administrateur

    Seul le super administrateur ouvre « Administrateurs et réglages ». Il choisit le nom, l’adresse e-mail, les espaces et les colos autorisés, puis confirme son mot de passe. L’invitation reste valable 24 heures. Les droits de règlement, d’export et de consultation sanitaire sont trois options séparées, désactivées par défaut. Aucune colo cochée signifie aucun dossier accessible, sauf si « Toutes les colos actuelles et futures » est explicitement choisi. Ne partagez jamais votre compte personnel.

13. Gérer les capacités et la liste d’attente

    Dans « Paramètres des colos », le super administrateur fixe la capacité et le délai pour accepter une place proposée : 48 heures par défaut, entre 1 heure et 14 jours. Une capacité de 0 signifie sans limite. Les demandes transmises en cours de traitement occupent déjà une place ; les brouillons et demandes en attente n’en occupent pas. Une proposition en cours réserve temporairement une place.

    Lorsque la capacité est atteinte, le bouton famille devient « Demander une place en liste d’attente ». Tant que des demandes sont en attente, les nouvelles demandes rejoignent cette liste, même si une place vient de se libérer : l’équipe peut ainsi traiter les demandes antérieures en priorité. Fermer manuellement les inscriptions ferme aussi l’accès aux nouvelles demandes en attente.

    Ouvrez « Colos et inscriptions » → « Liste d’attente » ou le lien de la carte de colo. La liste est toujours classée de la plus ancienne à la plus récente. Ouvrez un dossier, puis « Proposer une place à cette famille ». Cette action est accessible au super administrateur et aux administrateurs autorisés pour cette colo. La proposition apparaît dans la messagerie et déclenche un e-mail. En cas d’échec de l’e-mail, un avertissement vous invite à prévenir la famille ; le délai court déjà.

    La famille accepte ou décline depuis son espace après connexion. L’acceptation fait passer le dossier de la liste d’attente à « Transmise » : la place est comptée, mais les pièces et règlements restent à vérifier avant la confirmation administrative. Le refus, l’expiration ou le retrait de la proposition libèrent la place ; la demande reste en attente. Vous pouvez alors proposer la place à une autre famille. L’expiration est prise en compte automatiquement, sans tâche planifiée supplémentaire. Actualisez la page pour voir les compteurs à jour.

    Modifier la durée ne change pas les échéances déjà envoyées. Fermer les nouvelles inscriptions laisse les propositions déjà en cours valables jusqu’à leur échéance ; archiver la colo les retire. La capacité ne peut pas être abaissée sous le nombre de places occupées et proposées. Pour sortir un dossier de la liste d’attente, utilisez la proposition et la réponse familiale : le changement direct vers un état occupé est bloqué.

14. Archiver une ancienne colo

    Avec le compte Super administrateur, ouvrez « Paramètres des colos » → « Colos actives », choisissez le séjour puis « Archiver cette colo ». Les nouvelles inscriptions ferment ; la carte passe dans « Colos archivées ». Un brouillon déjà ouvert ne peut plus être transmis. L’archivage est manuel et ne change ni les dates ni la visibilité publique : les séjours passés restent dans « Les aventures précédentes ».

    Les dossiers transmis, paiements, documents et messages restent accessibles selon les droits habituels et leurs durées de conservation. Le bouton « Consulter les inscriptions et leur suivi » permet de retrouver les dossiers. Pour remettre une colo dans les paramètres courants, cliquez sur « Désarchiver cette colo » ; les inscriptions restent fermées jusqu’à ce que vous les rouvriez explicitement. Le filtre de saison s’applique aux deux onglets.

    Dans l’Agenda, « Paramètres et archivage » mène à la carte du séjour. La suppression est bloquée dès qu’un dossier est associé à l’événement, même un brouillon ou une inscription annulée. Ne changez pas ses dates, sa catégorie ou sa visibilité pour le ranger : archivez-le.

15. Corriger ou supprimer définitivement

    Fermer les inscriptions n’efface aucune donnée. Pour retirer définitivement une inscription, ouvrez l’action exceptionnelle de suppression dans l’onglet Suivi du dossier. Pour effacer un compte entier, ouvrez « Familles », exportez d’abord ses données si nécessaire puis choisissez « Supprimer ». Le compte, les enfants, inscriptions, paiements, messages et documents disparaissent ensemble du système actif. Les écritures comptables et les traces financières HelloAsso restent conservées dans leurs suivis, sans recréer le dossier. Les anciennes sauvegardes expirent selon la durée réglée dans « Sécurité ». Ces actions sont irréversibles.

16. Contrôler les sauvegardes

    Ouvrez « Sécurité et sauvegardes » dans le menu de gauche. La base de données et les documents déposés disposent de sauvegardes séparées, téléchargeables et restaurables. La restauration exige votre mot de passe et une confirmation explicite ; une copie de sécurité de l’état actuel est créée avant le remplacement. Seul le super administrateur peut effectuer cette opération. La restauration des données conserve les comptes, mots de passe et autorisations administrateurs actuels, afin de ne pas rétablir un accès révoqué. Toutes les sessions administratives sont invalidées.

17. Surveiller les connexions

    Les accès administrateur et famille associent désormais mot de passe et code reçu par e-mail, valable dix minutes. Une session administrateur inactive expire après 30 minutes. Le journal administrateur conserve les connexions et les refus récents, masque l’adresse réseau complète et signale les nouveaux appareils ou réseaux. Une famille reçoit également une alerte e-mail lorsqu’une connexion est validée depuis un nouvel appareil ou réseau. Si une alerte est inconnue, changez immédiatement le mot de passe concerné.

18. Appliquer la conservation de la santé et des justificatifs

    Dans « Sécurité », choisissez la durée applicable après la fin d’une colo. À l’échéance, les réponses sanitaires, fiches sanitaires, copies de vaccinations, attestations d’assurance et photos d’identité sont purgées pour chaque séjour sans supprimer le suivi administratif ou comptable. Les sauvegardes qui les contiennent disparaissent à leur propre échéance. Ces délais doivent être validés dans le registre RGPD de l’association.

Administration → Signalements rassemble les demandes accessibles à votre compte. Le compteur du menu signale les échanges attendant une intervention. Filtrez par espace ou statut, ouvrez une demande puis répondez et choisissez Nouveau, En cours, Besoin de précisions ou Résolu. Une précision du demandeur reprend le suivi. Les retours non résolus restent visibles au changement d’exercice.

Le super administrateur a accès à tous les retours. Il peut déléguer le droit Traiter les signalements autorisés ; les retours privés exigent aussi les droits sur la colo et les informations sensibles de l’espace concerné. Les demandes sans colo exigent un périmètre global. Les retours de l’administration restent réservés au super administrateur.

Chacun peut utiliser Signaler un problème et retrouver ses propres demandes dans Mes signalements. La capture d’écran est facultative, téléchargée par un accès protégé. Les réponses sont consultables dans le site, sans nouvel e-mail automatique. Les demandes et captures sont incluses dans la sauvegarde chiffrée de la base depuis Sécurité et sauvegardes. La suppression définitive d’un signalement est réservée au super administrateur.

L’exercice va du 1er septembre au 31 août. La cotisation individuelle est de 10 € par enfant, une fois pour toutes ses colos pendant cet exercice. Deux enfants avec des individuelles représentent donc 20 €, quel que soit leur nombre d’inscriptions.

La cotisation familiale est de 15 € pour toutes les personnes du même foyer fiscal, regroupées sur le même compte famille. Elle se rattache au premier dossier transmis disposant d’une place. Les autres inscriptions bénéficient de la mention « Couvert par la cotisation familiale » une fois le règlement enregistré, sans nouveau paiement.

Un paiement déjà enregistré est conservé avec sa référence : une individuelle couvre l’enfant de son dossier de rattachement ; une familiale couvre le foyer. Au changement d’exercice, les paiements de l’exercice précédent ne sont pas réutilisés. Une avance est prise en compte uniquement pour la saison indiquée.

Pour passer à la familiale après avoir payé une individuelle, contactez Uto’Pistes. L’administration peut modifier la formule et tenir compte du montant déjà versé : par exemple, après 10 € versés, il reste 5 € pour atteindre les 15 € familiaux. Aucun remboursement n’est déclenché automatiquement si les versements dépassent le nouveau montant. Un paiement HelloAsso en cours doit être vérifié avant de changer la formule.

Le site et l’application Familles utilisent les mêmes règles et les mêmes règlements. Pour bénéficier du partage familial, regroupez les inscriptions du foyer dans un seul compte famille ; deux comptes séparés ne sont pas rapprochés automatiquement.

Chaque nouvelle inscription demande une nouvelle fiche de santé et de nouveaux dépôts, même si l’enfant revient moins de six mois après sa précédente colo. L’identité et les coordonnées restent réutilisables. Le PDF et la consultation administrative présentent les réponses du séjour concerné.

Le réglage de conservation des sauvegardes concerne les copies Familles, Équipe et les archives de remise à zéro terminée présentes sur le serveur. Les copies téléchargées sur ordinateur sont à supprimer séparément. Après une restauration ancienne, appliquez la purge des données arrivées à échéance avant de rouvrir le site.