Les stages

S’inscrire à un stage

1. Dans Mes inscriptions → Stages, choisissez l’activité et la formule proposée. Une demi-journée, une journée ou une semaine complète se réserve en entier. Pour certains stages de deux jours consécutifs, en semaine comme le week-end, vous pouvez choisir le premier jour, le deuxième jour ou les deux. Les dates exactes et le prix de chaque formule sont affichés.
2. Sélectionnez les participants selon le public du stage. Pour un stage réservé aux adultes, seules les fiches adultes sont proposées : aucune fiche enfant ni attestation pour enfant n’est demandée. Les renseignements utiles à l’accueil de l’adulte, le contact d’urgence et le droit à l’image restent à renseigner. Choisissez le groupe de chacun. Pour un atelier parents/enfants, associez chaque enfant à un adulte du même groupe.
3. Vérifiez les coordonnées, le contact d’urgence et les renseignements de santé. Pour un enfant, précisez également le départ et les personnes autorisées à venir le chercher. Le choix concernant l’image est demandé séparément pour chaque participant.
4. Pour un séjour avec nuitées incluses, toutes les nuits entre l’arrivée et le départ sont incluses dans le tarif et réservées automatiquement pour chaque participant. Pour les autres formules, choisissez les nuitées facultatives proposées : la date est celle du soir d’arrivée et la nuitée doit toucher une journée de participation.
5. Envoyez la demande. Le brouillon s’enregistre pendant la saisie ; Enregistrer pour plus tard permet aussi de le conserver. Aucun paiement n’est déclenché lors de l’envoi.
6. Si une attestation sur la santé de l’enfant est demandée pour la pratique du cirque, déposez-la dans Documents. Les modalités du stage précisent le document attendu. Formats : PDF, JPG, PNG ou WebP, jusqu’à 8 Mo.
7. Après examen par Uto’Pistes, ouvrez votre demande pour la compléter ou la finaliser. Le récapitulatif distingue le stage, les nuitées et la cotisation restant due. Confirmez ce total, puis réglez avec HelloAsso. Si le total est nul, utilisez Confirmer mon inscription.

Votre compte habituel suffit, y compris pour une participation adulte sans enfant. La cotisation tient compte des autres activités de votre foyer pendant le même exercice.

En cas de demande de complément, les renseignements peuvent être corrigés. Pour changer les participants, les jours, le groupe ou les nuitées après l’envoi, contactez l’association : une nouvelle demande pourra être nécessaire.

Comprendre le suivi

• À examiner : la demande est reçue. Elle ne réserve pas encore les places.
• À compléter : l’association indique les renseignements à fournir. Complétez le formulaire puis renvoyez-le.
• Liste d’attente : une place pourra être proposée si elle se libère. Aucun règlement n’est demandé à ce stade.
• À finaliser : les places sont proposées jusqu’à la date indiquée. Vérifiez le récapitulatif puis finalisez.
• Inscription confirmée : la finalisation et, le cas échéant, le paiement ont été vérifiés.
• À vérifier : contactez Uto’Pistes avant de recommencer un règlement.

Un courriel signale les changements principaux du suivi. La demande reste consultable dans l’espace Familles. Si le délai de finalisation est dépassé, contactez l’association pour une nouvelle proposition, selon les places disponibles.

Créer le stage dans l’administration

1. Avec le compte super administrateur, ouvrez Colos et activités → Stages puis Activer le parcours Stages. Cette activation est à faire une seule fois.
2. Dans l’agenda, créez un événement de type Stage. Renseignez ses dates et son lieu dans L’événement, puis choisissez Dans l’espace Familles dans la rubrique Inscriptions. Les formules et les nuitées reprennent les dates saisies. Les textes et l’image se règlent dans Présentation ; la visibilité dans Publication.
3. Choisissez Toutes les journées du stage, Séjour avec nuitées incluses ou Deux jours : au choix ou les deux. Avec nuitées, toutes les nuits entre la date de début et la date de fin sont incluses pour chaque participant : saisissez un tarif global, sans supplément par nuit. Les nuitées et leur capacité reprennent automatiquement les dates du séjour et le total des places des groupes. Pour le choix de deux jours, renseignez deux dates consécutives, quels que soient les jours de la semaine. Les formules reprennent automatiquement ces dates. Une semaine n’est pas découpée à la carte. Précisez les horaires dans les groupes pour une demi-journée.
4. Choisissez le Public : Enfants/Ados (6-17 ans), Enfants (6-12 ans), Ados (13-17 ans), Enfants/Ados/Adultes ou Adultes (18 ans et +). Les âges des groupes s’adaptent au choix ; vous pouvez les préciser dans ces limites. Les âges sont vérifiés au début du stage. Le public mixte n’impose pas de minimum général : précisez les âges dans les groupes. Un groupe unique suffit ; ajoutez des groupes seulement si leurs âges, horaires ou places diffèrent.
5. Saisissez librement les tarifs. Aucun calcul n’est imposé selon l’intervenant : vous choisissez le montant adapté à chaque stage. Pour un stage avec choix des journées, les trois prix sont indépendants : premier jour, deuxième jour et forfait pour les deux jours. Décochez les formules non proposées.
6. Les anciens réglages « Mineurs uniquement » et « Atelier parents/enfants » restent conservés sur les stages qui les utilisent, sans modification automatique. Pour un atelier parents/enfants existant, vous pouvez choisir un prix par personne ou par duo adulte/enfant, avec un supplément pour chaque enfant supplémentaire du même duo.
7. Pour les formules sans nuitées incluses, vous pouvez proposer des nuitées facultatives, leur capacité et un prix commun par personne et par nuit.
8. Précisez l’attestation demandée, le délai de finalisation après accord (de 1 à 30 jours), ce que comprend le tarif et les modalités propres au stage.
9. Renseignez le calendrier d’ouverture des inscriptions, rendez l’événement visible, puis enregistrez.

Exemple — L’Escapade buissonnière : conservez la catégorie « Stage », le parcours « Dans l’espace Familles » et choisissez « Adultes (18 ans et +) » dans Inscriptions → Format, participants et tarifs. Pour un séjour avec hébergement inclus, choisissez « Séjour avec nuitées incluses », puis indiquez le tarif global du séjour. Par exemple, du 1er au 5 juillet : les nuits des 1er, 2, 3 et 4 juillet sont incluses ; le départ a lieu le 5. Le parcours Stages permet de s’inscrire sans enfant ; il ne demande pas le dossier complet d’une colo enfant. Enregistrez puis vérifiez la fiche publique et son tarif.

Exemple — stage échasses : pour un lundi et un mardi, choisissez « Deux jours : au choix ou les deux », cochez les trois formules et saisissez leurs tarifs. Les familles pourront réserver le lundi, le mardi ou les deux, aux dates affichées.

Les capacités comptent les personnes réellement présentes : un duo adulte/enfant occupe deux places. La formule « Les deux jours » consomme une place chaque jour ; des participants différents peuvent venir le premier et le deuxième jour. Les nuitées se comptent à part.

Un changement de prix concerne les nouvelles demandes. Les demandes déjà envoyées conservent leur tarif. Lorsque des demandes existent, les dates, groupes, horaires et modalités sont protégés ; les capacités restent ajustables au-dessus des places déjà attribuées. Dupliquez l’événement pour une nouvelle édition.

Examiner et préparer l’accueil

La vue Tous les stages affiche chaque stage, même sans demande d’inscription. Cliquez sur Ouvrir le stage pour consulter ses places et ses inscriptions. Le sélecteur permet également d’accéder directement à un stage. Les demandes de l’ensemble des stages restent regroupées en dessous de cette liste.

Les quatre vues principales sont À examiner, À finaliser, Confirmées et Liste d’attente. Les brouillons, demandes expirées, refusées et annulées restent accessibles dans Autres demandes.

Ouvrez une demande, vérifiez les renseignements et acceptez les attestations requises. Vous pouvez demander un complément, refuser la demande ou proposer les places. La capacité est contrôlée à nouveau au moment de l’accord. Une famille en attente est invitée manuellement à finaliser dès qu’une place lui est proposée.

L’export des participants confirmés contient les groupes, journées, nuitées, contacts d’urgence et consignes d’accueil. Les détails de santé et les attestations se consultent dans la demande avec les droits correspondants ; ils ne figurent pas dans cet export. Le bouton Écrire aux familles confirmées reprend le parcours habituel de préparation et d’envoi des messages.

Le droit d’accès aux familles et au stage reste nécessaire. La santé, les règlements et les exports suivent les autorisations propres à chaque compte administratif.

Règlement, annulation et situations particulières

Le retour de HelloAsso, ses notifications et la maintenance du site permettent de vérifier le paiement. Le bouton Actualiser le paiement reste disponible. Ne recommencez pas un règlement pendant sa vérification.

Si la création d’un paiement est interrompue, les places restent réservées jusqu’à vérification. Après au moins 45 minutes, le super administrateur peut débloquer une nouvelle tentative uniquement après avoir vérifié l’absence de paiement dans HelloAsso et consigné son contrôle.

Un paiement tardif ou une attribution de place incertaine passe en vérification. Le super administrateur peut confirmer un paiement intégral vérifié, après un nouveau contrôle des places et des documents. Un remboursement partiel reste à examiner.

Annuler une inscription ne déclenche pas de remboursement. Un remboursement éventuel se réalise dans HelloAsso, puis son suivi est actualisé. L’historique financier est conservé. Un remboursement intégral libère les places ; un remboursement partiel demande une vérification.

Conserver et retrouver les informations

Les données de santé et les fichiers sont chiffrés comme ceux des autres inscriptions. Leur consultation se ferme à l’échéance de conservation configurée pour les données de santé du site, calculée après la fin du stage ; la maintenance assure leur suppression. Une restauration de sauvegarde ne rouvre pas les données déjà effacées.

Les stages sont intégrés aux sauvegardes et à l’export des données du compte Familles. Les documents sont accessibles après connexion, aux personnes autorisées.