Préparer la colo,
garder le lien.

Dans l’administration, ouvrez Communication → Écrire aux familles, ou le bouton du même nom dans les lettres d’information. Le super administrateur active le module une seule fois. L’activation prépare les modèles et n’envoie aucun mail. Si le suivi des pièces n’est pas encore installé, le super administrateur choisit « Activer le suivi des pièces et la corbeille » après le transfert des fichiers. Si cet espace est déjà à jour, cliquez sur « Activer le récapitulatif des dossiers » pour ajouter le nouveau modèle sans remplacer vos textes existants. Pour le message de clôture, choisissez « Ajouter le modèle Spectacle et fin de colo ». Ces ajouts conservent vos modèles et vos brouillons existants. Un modèle déjà mis à la corbeille ou supprimé n’est pas recréé.

Le module utilise la clé et l’expéditeur déjà configurés dans Lettres d’information → Réglages Brevo. Les administrateurs autorisés à gérer les familles travaillent dans leurs colos autorisées et retrouvent leurs propres envois. Le super administrateur voit l’ensemble.

Les messages sont réservés aux informations pratiques liées à un séjour auquel la famille est inscrite. Les invitations générales et les nouvelles de l’association restent dans les lettres d’information, selon les abonnements.

Le modèle Récapitulatif du dossier permet de faire le point avec chaque famille d’une colo, même lorsque son dossier est complet et ses règlements soldés. Chaque famille reçoit uniquement les informations de ses enfants concernés.

1. Dans Mes modèles, trouvez Récapitulatif du dossier et cliquez sur Utiliser pour une colo.
2. Choisissez la colo. Ses familles apparaissent directement, sans filtre de groupe.
3. Cliquez sur Tout sélectionner pour toutes les familles de la colo, ou cochez seulement celles concernées par cet envoi.
4. Cliquez sur Créer le brouillon. Aucun mail ne part à cette étape.
5. Relisez l’aperçu ; la liste Relire le mail destiné à permet de passer d’une famille à l’autre. Si besoin, ouvrez Modifier le texte ou les documents joints et enregistrez vos modifications.
6. Cochez la confirmation de relecture puis cliquez sur Envoyer les récapitulatifs. L’essai par mail reste disponible, mais il est facultatif.

Pour une relance, utilisez à nouveau ce modèle et sélectionnez seulement les familles concernées. Le dernier récapitulatif accepté par Brevo apparaît près de la famille tant que le détail de cet envoi est conservé. Il n’y a pas de limite d’un seul envoi par colo.

Les pièces reçues ou à nous envoyer

• Le mail reprend la photo d’identité, les copies des vaccinations, l’attestation d’assurance, la fiche sanitaire et le dossier PDF daté et signé.
• Une pièce déposée dans ce dossier et marquée Reçue ou Vérifiée apparaît reçue. Une pièce refusée est à envoyer à nouveau, sauf si une autre version a été reçue.
• La case Pièces complètes et vérifiées valide la réception des pièces, notamment lorsqu’elles ont été remises autrement qu’en ligne.
• Le dossier PDF signé dépend uniquement de la case Dossier PDF daté et signé reçu. La case générale « Dossier reçu » ne suffit pas. Le PDF signé manquant est demandé par courrier postal.
• La fiche sanitaire renseignée et confirmée en ligne apparaît reçue en ligne. En mode manuel, la fiche PDF est suivie parmi les documents.
• Les lignes saisies dans Pièces et informations manquantes apparaissent comme compléments demandés. Retirez les lignes déjà résolues avant de préparer un mail pour ne pas redemander une pièce reçue.
• Si les données de santé du dossier ont été purgées, le suivi des pièces apparaît archivé : ces documents ne sont pas automatiquement redemandés.

Le mail contient les noms des pièces et leur état, jamais leur contenu, les réponses de santé ou les notes administratives.

Les mentions À nous envoyer, les pièces à remplacer ou à compléter sont affichées en rouge. Reçu et Reçue en ligne sont affichés en vert. Le libellé reste visible pour comprendre l’état même sans distinguer les couleurs.

Le point financier complet

Pour chaque enfant : montant de la colo, aide VACAF enregistrée, règlements enregistrés et reste à régler. Pour la cotisation : montant, règlements et solde, y compris lorsque tout est à zéro. Une cotisation familiale n’apparaît qu’une fois par foyer et exercice ; les versements de cet exercice enregistrés sur une autre colo sont comptés. Une cotisation encore non définie est indiquée à définir, sans montant inventé.

Les échéanciers HelloAsso enregistrés sont rappelés avec leurs dates et montants. Les échéances futures ne sont pas présentées comme en retard ni à payer une seconde fois. Les paiements en cours ou incohérents demandent une vérification avec l’association. Les données viennent du suivi enregistré, sans interrogation en direct de la banque.

La ligne Reste à régler est rouge lorsque le montant est positif et verte lorsque le solde est à zéro, pour le séjour comme pour la cotisation. Le rouge indique un montant restant, pas nécessairement un retard : les échéanciers prévus restent indiqués dans le message.

Relances conditionnelles : la préparation des colos permet de programmer un rappel qui actualise le dossier et écarte les familles ayant régularisé. Ce mode est facultatif ; le fonctionnement habituel décrit ci-dessous reste inchangé quand il est désactivé.

Actualiser le brouillon

Si une pièce, un règlement ou une adresse change après la création, l’essai ou l’envoi est bloqué. Cliquez sur Actualiser le récapitulatif, puis relisez. Seules les familles déjà sélectionnées et toujours concernées sont conservées ; aucune autre famille n’est ajoutée automatiquement. Pour changer la sélection, utilisez Modifier les familles. Si aucune famille sélectionnée n’est encore admissible, la sélection est vidée et doit être refaite.

Pour programmer, ouvrez Programmer pour plus tard, choisissez « À la date choisie ci-dessous », puis la date et l’heure de Paris. Confirmez avec Programmer les récapitulatifs. Les conditions de maintenance et de capacité décrites plus bas restent identiques.

Le bloc [[recap_dossier]] doit rester seul dans un bloc texte. Vous pouvez modifier les textes autour ou dupliquer ce modèle. Ne combinez pas ce récapitulatif avec les anciens blocs de pièces manquantes et de règlements : il contient déjà ces informations. L’accès nécessite les droits Familles, Santé et Paiements, ainsi que l’accès à la colo.

Tous les modèles suivent le même parcours : modèle → colo → familles → brouillon → envoi. Cela vaut pour « Bien préparer la colo de votre enfant », les modèles existants, leurs copies et tous les modèles que vous créerez.

1. Dans Mes modèles, créez, modifiez ou dupliquez un modèle.
2. Composez-le avec des blocs texte, titre, image, bouton ou séparateur, puis enregistrez.
3. Choisissez Utiliser pour une colo, sélectionnez la colo et les familles, puis Créer le brouillon.
4. Relisez le brouillon et envoyez-le. Les volets de modification, d’essai et de programmation restent disponibles au même endroit.

Le modèle reste disponible et conserve son texte. Chaque utilisation crée un message indépendant. La corbeille permet de retirer un modèle sans supprimer ses messages déjà créés.

Les repères [[colo]], [[debut]] et [[fin]] viennent de l’agenda. Si votre modèle utilise [[arrivee]], [[spectacle]], [[courriers]], [[heure_arrivee_familles]] ou [[heure_spectacle]], seuls les champs utiles apparaissent après le choix de la colo. Complétez-les avant de créer le brouillon. Les dates et horaires ne sont pas recalculés après coup : vérifiez-les dans l’aperçu.

Spectacle et fin de colo : utilisez ce modèle, choisissez la colo puis réglez Arrivée des familles, à partir de et Début du spectacle. Les horaires proposés sont 14 h et 15 h ; vous pouvez les changer à chaque utilisation. Ils sont indiqués en heure locale du lieu de la colo. L’arrivée doit précéder le spectacle. Le nom de la colo et sa date de fin sont repris de l’agenda, y compris le jour de la semaine. Sélectionnez toutes les familles ou seulement certaines, puis créez le brouillon. Relisez les informations sur le spectacle, les tentes, le goûter partagé et le stationnement avant d’envoyer. Le texte reste modifiable dans le brouillon. Chaque utilisation laisse le modèle intact.

Un repère resté entre doubles crochets bloque l’essai et l’envoi, sauf les blocs automatiques [[recap_dossier]], [[pieces_manquantes]] et [[reglements_restants]]. Pour une colo archivée sans dates dans l’agenda, complétez les dates dans le texte.

Pour faire le point sur toutes les pièces et tous les règlements, utilisez le récapitulatif complet. Les blocs décrits ici servent aux relances ciblées et utilisent le même parcours d’envoi.

1. Ouvrez l’inscription de l’enfant dans Familles → Suivi, puis la section Pièces et informations manquantes.
2. Saisissez un élément par ligne : par exemple « Attestation d’assurance » ou « Dossier daté et signé ». Vous pouvez saisir 15 lignes maximum, de 200 caractères chacune.
3. Cliquez sur Enregistrer les pièces manquantes. Aucun mail n’est envoyé. Retirez une ligne dès réception et vérification ; videz le champ quand tout est complet. Les cases générales de suivi ne mettent pas cette liste à jour automatiquement.
4. Dans Messages aux familles → Mes modèles, utilisez le modèle Votre dossier est à compléter pour la colo souhaitée.
5. Choisissez les familles, cliquez sur Créer le brouillon, puis relisez les aperçus. Chaque famille reçoit les pièces de ses seuls enfants concernés, avec une liste distincte par enfant.
6. Relisez, cochez la confirmation et envoyez. L’essai par mail est facultatif.

Le modèle contient le bloc automatique [[pieces_manquantes]]. Vous pouvez l’ajouter à un autre modèle avec Insérer les pièces manquantes, puis le déplacer. Il doit rester seul dans son bloc de texte. Retirez les anciennes lignes « [Document ou information à compléter] » et « [Autre élément, si nécessaire] » : ce sont des exemples manuels et ils bloquent désormais l’envoi tant qu’ils ne sont pas remplacés.

La sélection propose les inscriptions confirmées et en cours de vérification ayant des éléments à compléter. Pour un message contenant seulement le bloc des pièces manquantes, seuls les dossiers avec au moins un élément manquant sont proposés. Un message contenant aussi le bloc des règlements peut inclure les familles ayant uniquement un solde à régler. La liste s’adapte automatiquement au contenu du modèle. Les dossiers annulés, refusés, non transmis et ceux des autres colos restent exclus.

Un changement de pièces après la sélection bloque l’essai ou l’envoi : cliquez sur Actualiser les destinataires et les données, puis relisez le brouillon. Une famille nouvellement concernée n’est jamais ajoutée automatiquement.

Pour faire le point sur toutes les pièces et tous les règlements, utilisez le récapitulatif complet. Les blocs décrits ici servent aux relances ciblées et utilisent le même parcours d’envoi.

Le modèle Votre dossier et vos règlements à compléter réunit les pièces manquantes et une section Règlements restant à effectuer. Il est disponible avec le droit Paiements. Pour un modèle déjà personnalisé, utilisez Insérer les règlements restants sous l’éditeur et enregistrez.

1. Dans les dossiers, vérifiez les prix, aides, derniers paiements et cotisations. Actualisez le suivi HelloAsso si un versement vient d’être effectué. Les montants du mail proviennent des données enregistrées ; la préparation du mail ne consulte pas la banque ou HelloAsso en direct.
2. Utilisez le modèle pour la colo choisie et sélectionnez les familles avant de créer le brouillon. Le bloc [[reglements_restants]] doit rester seul dans un bloc texte. Vous pouvez le déplacer et le combiner avec [[pieces_manquantes]].
3. La liste propose directement les familles concernées par le modèle : les familles ayant des documents complets mais un solde peuvent être sélectionnées. Les inscriptions confirmées et en cours de vérification sont incluses. Les dossiers en attente de place ne font pas l’objet d’un rappel de paiement automatique.
4. Relisez chaque aperçu. Vous pouvez vous envoyer un essai, puis envoyer ou programmer depuis le brouillon.

Les montants insérés automatiquement

• Colo : prix du séjour, moins les aides enregistrées et les versements reçus. Un solde distinct apparaît pour chaque enfant concerné de cette colo.
• Cotisation familiale : un seul solde par compte famille et par exercice, même avec plusieurs enfants ou plusieurs colos. Les versements enregistrés sur un autre séjour de ce foyer pour cet exercice sont pris en compte.
• Cotisation individuelle : un solde par enfant et par exercice. Un trop-perçu pour un enfant ne paie pas automatiquement la cotisation de sa sœur ou de son frère.
• Déjà réglé : la ligne disparaît. Aucun montant nul ou négatif n’est réclamé. Une cotisation encore « À définir » ne produit pas de montant inventé : renseignez d’abord le choix dans le dossier.

Le modèle combiné masque la section des documents si aucune pièce n’est manquante, et celle des règlements si tout est soldé. Une famille sans pièce ni solde est exclue. Pour un modèle contenant uniquement le bloc des règlements, seuls les soldes sont pris en compte.

Un échéancier n’est pas un retard de paiement

Pour un échéancier HelloAsso actif, les versements futurs figurent comme À venir, avec leurs dates et montants. Ils font partie du solde affiché : le mail précise de ne pas régler ce solde une seconde fois. Une échéance refusée est indiquée à régulariser. Une date passée sans confirmation devient Échéance passée — confirmation à vérifier ; le site n’en déduit pas à lui seul un impayé.

Si un paiement est en cours de confirmation, si le calendrier ne correspond plus au solde ou si un remboursement demande un contrôle, le mail invite à vérifier avec l’association avant de refaire un paiement. Les échéanciers de test HelloAsso sont exclus. Pour un accord par chèque ou virement sans calendrier détaillé enregistré, seul le solde apparaît : aucun retard ni aucune date limite n’est inventé. Le mail invite à faire le point sur l’accord existant.

Un paiement arrive après la préparation

Les pièces, montants et échéances sont contrôlés à nouveau lors de l’essai, de la préparation, de la confirmation et au départ d’un envoi programmé. Un changement après la sélection bloque l’envoi. Cliquez sur Actualiser les destinataires et les données, puis relisez le brouillon. Une famille nouvellement concernée n’est pas ajoutée automatiquement.

Les anciens modèles et messages déjà préparés restent inchangés. Pour y ajouter les règlements, créez une nouvelle copie ou modifiez un brouillon, puis choisissez de nouveau les familles et vérifiez les aperçus. Inutile de recopier les montants dans la liste des pièces manquantes du dossier.

Le logo de l’association apparaît automatiquement en haut à droite du bandeau de tous les messages et lettres d’information. Il reprend le logo réglé dans Administration → Logo de l’association. Il n’est pas nécessaire de l’ajouter comme bloc image. Ses proportions sont conservées ; l’aperçu permet de vérifier sa présentation.

Le bandeau porte le slogan « Contribuer à nourrir les ventres, les cœurs et les esprits ». Le bouton Espace familles reprend le bleu et les angles arrondis du site. Les titres et séparateurs colorés donnent des repères dans les messages longs. L’aperçu et le mail utilisent la même présentation.

Les blocs permettent d’alterner texte et images. Les visuels doivent pouvoir être publics, car leurs adresses sont utilisées par les logiciels de messagerie. Le message et sa liste de destinataires ne sont jamais publiés dans les archives du site.

Deux PDF peuvent être joints, de 2 Mo maximum chacun : par exemple le trousseau et le projet pédagogique. Les fichiers ne sont pas inclus à l’installation : ajoutez les versions correspondant au séjour.

Pour remplacer un document, cochez son retrait, choisissez le nouveau PDF et enregistrez. Un modèle et ses copies conservent leurs documents indépendamment. L’essai contient les mêmes pièces jointes que l’envoi final. Vérifiez-les avant confirmation.

1. Depuis le modèle, choisissez Utiliser pour une colo, puis la colo. La liste de familles apparaît directement.
2. Cliquez sur Tout sélectionner ou cochez seulement une ou plusieurs familles. La recherche aide à retrouver un nom, un enfant ou une adresse.
3. Cliquez sur Créer le brouillon. Le texte et les destinataires sont prêts à relire ensemble.

Tout sélectionner coche toutes les familles proposées pour cette colo, même lorsqu’une recherche en masque certaines. Tout décocher vide la sélection. La recherche seule ne change jamais les cases cochées.

Les modèles ordinaires et le récapitulatif proposent les inscriptions confirmées et en cours de vérification, y compris les dossiers complets. Les modèles de relance avec des blocs de pièces manquantes ou de règlements proposent automatiquement les familles concernées par ces éléments, sans menu de groupes supplémentaire.

Une même adresse reçoit un seul mail même si plusieurs enfants sont inscrits. Les autres adresses ne sont pas mises en copie. Les inscriptions annulées, refusées, en brouillon et en liste d’attente ne sont pas proposées pour les nouveaux messages. Un ancien brouillon conserve le périmètre déjà choisi. La sélection peut comporter de 1 à 250 adresses.

Dans le brouillon, Modifier les familles permet de changer la sélection. Actualiser les destinataires et les données reprend les informations actuelles des familles déjà choisies et retire celles devenues inéligibles. Aucune nouvelle famille n’est ajoutée automatiquement. Pour le récapitulatif, ce bouton s’appelle Actualiser le récapitulatif.

1. Dans le brouillon, relisez l’aperçu. Pour un contenu personnalisé, la liste Relire le mail destiné à permet de vérifier chaque famille séparément.
2. Si nécessaire, ouvrez Modifier le texte ou les documents joints, puis enregistrez.
3. Si vous le souhaitez, ouvrez Recevoir un essai par mail (facultatif). Seule l’adresse de votre compte administrateur reçoit l’essai. Pour un contenu personnalisé, choisissez la famille dont vous souhaitez relire le mail ; cette famille ne reçoit rien à cette étape.
4. Cochez la confirmation de relecture et cliquez sur Envoyer le message, ou Envoyer les récapitulatifs pour ce modèle.

L’essai est facultatif pour tous les modèles, même après une modification. Il utilise les mêmes documents joints que le message final. La limite locale de 15 essais par jour reste partagée avec les lettres d’information.

Pour différer l’envoi, ouvrez Programmer pour plus tard, choisissez « À la date choisie ci-dessous », indiquez la date et l’heure puis cliquez sur Programmer le message. La date doit se situer dans les 90 prochains jours, entre 9 h et 18 h, heure de Paris, avec au moins 30 minutes d’avance.

Le départ a lieu au prochain passage de la tâche OVH familles-maintenance.php après l’heure choisie, généralement dans l’heure si la tâche est horaire. Vous pouvez fermer la page. La programmation exige un passage de cette tâche constaté depuis moins de deux heures ; aucune nouvelle tâche n’est nécessaire pour cette mise à jour.

Les messages aux familles et les groupes des lettres d’information partagent une limite locale de 250 destinataires par journée. Une date complète est refusée. Les envois faits directement dans Brevo et les autres usages de votre compte consomment aussi ses crédits.

Mes envois regroupe les brouillons, les envois préparés ou programmés et l’historique. « Accepté par Brevo » confirme la transmission au service, sans garantir la réception. Pour voir les réceptions, rejets et blocages par adresse, ouvrez Brevo → Transactionnel → E-mails → Journaux.

Un message programmé peut être arrêté tant qu’il n’a pas été transmis. Une préparation, un envoi arrêté, un blocage avant l’envoi ou un refus explicite peut revenir au brouillon : utilisez Actualiser et revenir au brouillon, puis relisez avant d’envoyer. L’essai reste facultatif pour tous les modèles.

En cas de réponse incertaine ou d’interruption pendant la transmission, le site ne renvoie pas le message automatiquement. Consultez les journaux Brevo avant toute nouvelle opération. Les messages acceptés et incertains restent figés.

Si la maintenance passe avec plus de deux heures de retard sur l’envoi, celui-ci est bloqué. Cette règle évite qu’un ancien message pratique parte beaucoup plus tard que prévu.

Le bouton Mettre à la corbeille est disponible sur les cartes de Mes modèles et dans un modèle que vous avez le droit de modifier. Le modèle disparaît de la liste courante et ne peut plus servir à créer un message tant qu’il n’est pas restauré.

L’onglet Corbeille indique la date de suppression et propose Restaurer le modèle. Vous disposez de 30 jours à partir de la mise à la corbeille. Une restauration remet le modèle dans Mes modèles. Si vous le remettez ensuite à la corbeille, un nouveau délai de 30 jours commence.

À l’issue du délai, le modèle est supprimé définitivement au prochain passage de la maintenance existante familles-maintenance.php, ou à la prochaine ouverture de Messages aux familles. La restauration n’est plus possible dès l’échéance. La tâche OVH existante assure la purge même si vous ne vous connectez pas.

Les messages déjà créés à partir du modèle sont conservés, y compris leurs PDF. Un PDF est retiré avec le modèle purgé seulement s’il n’est plus utilisé par un autre modèle ou message. Les images utilisées dans les mails restent accessibles. Une ancienne sauvegarde ne rétablit pas un modèle déjà purgé sur le site courant.

Les listes de pièces manquantes saisies dans les dossiers, les destinataires, les états de réception des pièces, les montants personnalisés et les pièces jointes sont conservés chiffrés dans la base. Le droit Paiements, en plus du droit Familles et du périmètre de colos, est nécessaire pour consulter et préparer les messages financiers. Le récapitulatif complet exige aussi le droit Santé. Le retrait d’un droit requis bloque également un envoi déjà programmé. La liste de suivi est supprimée avec le dossier. N’y saisissez que les noms des documents ou des informations à fournir, jamais de renseignements de santé. Les pièces jointes se téléchargent uniquement depuis un message accessible à l’administrateur connecté.

Le détail des adresses, des enfants, des pièces et des montants insérés dans les mails est retiré 120 jours après la dernière mise à jour d’un envoi terminé, refusé, arrêté ou incertain, lors du passage de la maintenance. Le texte, les documents et le nombre de destinataires restent dans l’historique.

Les sauvegardes quotidiennes incluent cet espace. Restaurer une ancienne sauvegarde ne rejoue pas les anciens envois. Les comptes familles ne sont pas ajoutés à la lettre d’information par ces messages.