Contacts et facturation, pas à pas.

Dans l’administration, ouvrez Finances → Factures et avoirs. Le super administrateur clique une seule fois sur Activer et reprendre la facture existante.

Le client et la facture existante sont repris dans l’espace réservé aux administrateurs autorisés. Le PDF original validé est conservé. Aucun e-mail n’est envoyé par l’activation.

Ouvrez la facture, puis Ouvrir le PDF. Dans Envois par e-mail, relisez l’adresse du destinataire, le message et la pièce jointe. Cochez la confirmation puis cliquez sur Envoyer le PDF par e-mail. L’adresse du destinataire reste modifiable, notamment pour un essai vers votre propre boîte.

Le Carnet de contacts rassemble les clients, partenaires, fournisseurs, prestataires et autres contacts. Un contact peut avoir plusieurs catégories. Renseignez son nom, son adresse de facturation, son e-mail et, si vous le connaissez, son SIRET. Les notes internes restent absentes du PDF.

Vous pouvez modifier ses coordonnées ou l’archiver. L’archivage le retire du choix des nouveaux clients sans effacer ses factures. Un contact archivé peut être réactivé.

Les factures émises conservent les coordonnées utilisées lors de leur création. Modifier un contact ne modifie pas les documents déjà émis.

Cliquez sur Créer une facture, choisissez le client et indiquez l’objet, le lieu éventuel et l’échéance. Saisissez la désignation, la durée éventuelle, la date, la quantité et le prix unitaire de chaque prestation.

Exemple : deux ateliers de deux heures à 250 € peuvent être saisis avec une quantité de 2. Pour distinguer deux dates, utilisez deux lignes de quantité 1. Les frais de déplacement se saisissent sur une autre ligne. Le total est calculé automatiquement.

Les quantités et prix acceptent deux décimales. Une facture contient jusqu’à 40 lignes et au moins une date de prestation. Ce parcours concerne les prestations réalisées, en euros, avec la mention d’exonération de TVA configurée.

Cliquez sur Enregistrer et vérifier le brouillon. Le brouillon reste modifiable et supprimable. Ouvrez son aperçu PDF avant la validation.

Après vérification, cochez la confirmation puis cliquez sur Valider et attribuer le numéro. La date d’émission est la date du jour à Paris. L’échéance doit être égale ou postérieure à cette date.

La prochaine facture de 2026 est Uto-002-2026. Au 1er janvier 2027, la première facture devient Uto-001-2027. Le numéro est réservé uniquement à la validation, avec une protection contre deux validations simultanées.

Après validation, le numéro, les coordonnées et le PDF sont conservés. Les changements ultérieurs de logo ou de modèle ne modifient pas le PDF d’une facture émise. Vous pouvez le consulter et le télécharger depuis sa fiche.

L’envoi utilise la Configuration des e-mails existante du site. Il comprend le PDF en pièce jointe et un message personnalisable. L’adresse de réponse provient des paramètres de facturation.

L’historique distingue un envoi en cours, une acceptation par le serveur de messagerie et un résultat à vérifier. L’acceptation par le serveur ne prouve pas la réception ou la lecture du message.

Si le résultat n’est pas confirmé, vérifiez la réception ou les journaux de messagerie avant un nouvel essai : le message peut avoir été accepté malgré une coupure. Les clics répétés avec la même tentative ne relancent pas automatiquement l’envoi.

Pour une facture déjà envoyée et non réglée, cliquez sur Préparer une relance. Le message indique le solde restant ; il est modifiable et part seulement après votre confirmation.

Dans la fiche de la facture, renseignez le montant reçu, sa date, son mode de règlement et sa référence. Les paiements partiels sont possibles. Le solde et l’état de la facture se mettent à jour.

La liste permet de retrouver les brouillons, les factures à envoyer, en attente, partiellement réglées, payées ou en retard. Une facture partiellement réglée garde cet état : vérifiez aussi sa date d’échéance.

Pour corriger une erreur de saisie, utilisez Annuler une erreur de saisie et indiquez un motif. Le mouvement d’origine et son annulation restent visibles.

Ce suivi ne crée pas automatiquement d’écriture dans la comptabilité. Reportez le mouvement dans l’outil Comptabilité selon votre organisation, pour éviter les oublis et les doublons.

Une facture émise ne se supprime pas. Depuis sa fiche, ouvrez Corriger une facture émise avec un avoir, indiquez le motif puis préparez un avoir intégral. Vérifiez son PDF et validez-le.

L’avoir reçoit sa propre référence, par exemple Avoir-Uto-001-2026. Il annule la totalité de la facture d’origine. Vous pouvez ensuite préparer une nouvelle facture et envoyer l’avoir au client depuis sa fiche.

Si un règlement avait déjà été reçu, la facture indique le montant à rembourser. Enregistrez le remboursement uniquement lorsqu’il a réellement été effectué. Cette première version propose des avoirs intégraux.

Dans Devis, cliquez sur Créer un devis. Recherchez le contact : ses coordonnées seront reprises dans le PDF. L’option Créer un nouveau contact permet de le renseigner pendant la saisie ; il sera enregistré avec le brouillon.

Renseignez l’objet, le lieu, la validité et, si utile, le nombre de participants. Ajoutez les prestations du catalogue ou des lignes libres. Le descriptif, l’unité, la quantité, le tarif et les dates restent modifiables. Les dates peuvent être futures ou laissées à convenir. Vérifiez les conditions et les remarques, puis enregistrez le brouillon.

Ouvrez l’aperçu PDF, puis validez. Le document reçoit un numéro propre aux devis, par exemple Devis-Uto-001-2026. Ce compteur est indépendant des factures et recommence à 001 avec la nouvelle année. Le PDF et les coordonnées sont alors conservés. Pour préparer une autre proposition, utilisez Dupliquer le devis.

Depuis la fiche, vous pouvez télécharger le PDF et l’envoyer par e-mail après vérification du destinataire, du texte et de la pièce jointe. Les mêmes protections d’envoi que pour les factures s’appliquent. L’historique ne constitue pas une confirmation de réception ou de lecture.

Enregistrez la réponse du contact : Accepté ou Refusé, avec sa date. Joignez le devis signé au format PDF, jusqu’à 8 Mo. Le dépôt d’un fichier ne remplace pas l’enregistrement de l’acceptation. Une acceptation doit être datée dans la période de validité ; pour renouveler une proposition expirée, dupliquez-la.

Un devis accepté propose Préparer la facture. Le bouton reprend les coordonnées, les prestations et les montants dans un brouillon. Vérifiez les dates des prestations réalisées et l’échéance. Le devis devient Facturé seulement lorsque la facture est émise. Un second clic rouvre le même brouillon. Si vous supprimez ce brouillon, vous pourrez en préparer un nouveau depuis le devis.

La fiche du contact rassemble ses devis, ses factures et ses avoirs. Les devis validés et leurs PDF signés restent réservés aux administrateurs autorisés et sont inclus dans la sauvegarde de la base.

Dans Prestations et tarifs, créez vos prestations habituelles : intitulé, descriptif, unité et tarif. Le catalogue démarre vide pour vous laisser renseigner vos propres prix.

Dans un devis ou une facture, choisissez une prestation puis cliquez sur Ajouter cette prestation. Vous pouvez ajuster son prix ou son descriptif pour le document, sans changer le catalogue. Modifier ensuite un tarif du catalogue ne modifie aucun document déjà préparé.

Une prestation peut être archivée puis réactivée. L’archivage la retire des choix proposés et conserve les anciens documents. Les paramètres permettent au super administrateur de définir la durée de validité et les conditions reprises par défaut dans les nouveaux devis.

Le super administrateur peut adapter les coordonnées de l’association, l’IBAN, la mention de TVA, les conditions de règlement et la formule de remerciement dans Paramètres. Le logo utilise l’outil commun de l’administration.

Le modèle reprend le régime d’exonération indiqué par l’association. Faites évoluer la mention fiscale si votre situation ou les références applicables changent. L’envoi proposé ici est un e-mail avec PDF ; ce module n’est pas une plateforme de facturation électronique réglementaire.

Deux droits distincts sont disponibles : Contacts et facturation — consulter et Contacts et facturation — créer, envoyer et suivre les règlements. Le second nécessite le premier. Le super administrateur y accède automatiquement.

Les données et les PDF sont inclus dans la sauvegarde complète de l’administration. Conservez régulièrement ces sauvegardes avec la configuration nécessaire à leur restauration.