La comptabilité, pas à pas.

1. Ouvrez Organisation → Comptabilité avec votre compte administrateur.
2. Le super administrateur initialise le module en confirmant son mot de passe.
3. Dans Réglages, créez le premier exercice. Vérifiez les dates proposées ; les dates comptables peuvent être différentes des saisons de colo.
4. Renommez Banque principale et ajoutez vos autres comptes si nécessaire.
5. Dans Opérations, commencez par une recette encaissée ou une dépense déjà réglée.

Un exercice qui couvre la date du jour est sélectionné automatiquement. Si aucun exercice ne correspond, la page vous invite à le créer. Les exercices précédents restent accessibles dans la liste.

1. Choisissez Recette encaissée, Dépense réglée ou Transfert entre comptes.
2. Renseignez la date du mouvement, son montant en euros, son libellé et les comptes concernés.
3. Ajoutez si utile le nom de l’organisme, une référence et une remarque.
4. Cliquez sur Enregistrer le brouillon.
5. Sur le récapitulatif, ajoutez les justificatifs et vérifiez les renseignements.
6. Cliquez sur Valider cette opération pour l’intégrer aux totaux.

Le montant accepte une virgule ou un point et deux décimales maximum. La date doit appartenir à l’exercice. Les brouillons n’entrent pas dans les totaux ni dans les exports comptables.

Les opérations courantes génèrent une écriture équilibrée. Le détail est visible sous « Voir l’écriture comptable ». Un compte d’actif ou de dette permet de traiter un achat immobilisé ou un règlement déjà comptabilisé ; utilisez la catégorie correspondant à votre plan de comptes. Ce premier lot ne calcule pas la TVA, les amortissements, la paie ou les écritures de clôture.

La comptabilité ne crée pas un deuxième règlement famille. Le registre Familles reste la source du montant payé. La comptabilité reprend ce même versement et lui associe une écriture, avec un lien qui permet d’éviter le double comptage.

1. Dans le dossier famille, enregistrez d’abord le versement réellement reçu : séjour ou cotisation, montant, date, moyen de paiement et référence éventuelle.
2. Dès cette saisie, le paiement réduit le solde famille et peut alimenter le réalisé du budget de la colo. Cela ne signifie pas encore forcément que l’argent est passé en banque.
3. Pour un paiement manuel, marquez ensuite « encaissé / rapproché » lorsque le mouvement est effectivement finalisé et identifié en banque ou en caisse. Tant que cette étape n’est pas faite, la préparation comptable standard est bloquée afin de ne pas débiter trop tôt la banque.
4. Dans Règlements familles à intégrer, ouvrez le versement. Le montant, la famille, la référence du dossier, la nature séjour/cotisation et l’état de trésorerie viennent du registre Familles.
5. Vérifiez le compte d’encaissement et la contrepartie. Les comptes proposés sont 706 pour le séjour et 756 pour la cotisation. Si le produit a déjà été constaté par une créance ou une facture, utilisez le compte de tiers correspondant, par exemple 411, afin de ne pas enregistrer le produit une seconde fois.
6. Contrôlez les éventuelles écritures de même date et de même montant proposées comme doublons possibles. Vous pouvez rattacher le versement à une écriture existante après vérification, ou préparer une nouvelle écriture.

Traitement selon le moyen de paiement :

• Virement : si le virement est déjà visible sur le compte bancaire au moment de la saisie, il peut être enregistré comme reçu et immédiatement marqué encaissé / rapproché.
• Chèque : le paiement famille est reçu dès la remise du chèque, mais son écriture bancaire standard attend son passage effectif en banque. La référence de remise ou de dépôt peut être conservée dans le suivi.
• Chèques-Vacances / ANCV : la famille est créditée de la valeur faciale remise. Le reversement ANCV est rapproché lorsqu’il arrive réellement ; une commission ou des frais ANCV sont une charge distincte et ne diminuent jamais le montant considéré comme payé par la famille.
• Espèces : le versement peut être marqué encaissé / rapproché lorsqu’il est intégré à la caisse. Un transfert ultérieur de la caisse vers la banque est un transfert de trésorerie, sans nouvelle recette de séjour.
• VACAF / organisme tiers : une aide prévue n’est pas un encaissement. L’écriture naît lorsque le versement réel est reçu ; le montant prévu dans le dossier n’est pas comptabilisé par lui-même.

Cas HelloAsso : les nouveaux paiements de production confirmés et non remboursés peuvent être comptabilisés automatiquement lorsque l’exercice et les comptes requis sont disponibles. La contrepartie utilise le compte 467100 — HelloAsso, sommes à recevoir, puis le reversement bancaire solde ce compte. Il ne faut donc pas enregistrer le reversement comme une nouvelle participation famille. Si l’automatisation n’est pas possible, le paiement reste enregistré côté famille et peut être repris dans le suivi comptable.

Les anciens paiements ne sont pas comptabilisés rétroactivement par simple installation d’une mise à jour. Ils peuvent déjà avoir fait l’objet d’une saisie manuelle. Lors de leur reprise, vérifiez systématiquement les doublons proposés.

Une même cotisation familiale partagée entre plusieurs dossiers ne crée qu’un seul règlement et qu’un seul lien comptable. La saison et le type de cotisation restent identifiables. Une cotisation payée d’avance appartient à l’exercice de son encaissement ; les régularisations de fin d’exercice restent à traiter selon votre méthode comptable.

En cas de modification : un brouillon lié au paiement doit être actualisé avant validation. Une écriture déjà validée n’est jamais réécrite silencieusement : vérifiez l’écart, annulez si nécessaire, puis reprenez le versement. Supprimer un règlement côté Familles ne supprime pas une écriture comptable déjà validée.

Le filtre « À traiter » réunit les règlements à intégrer et ceux qui nécessitent une vérification. Les états de trésorerie restent visibles pour distinguer un paiement simplement reçu d’un paiement encaissé / rapproché.

Ouvrez l’opération, puis Joindre le document. Vous pouvez joindre dix fichiers PDF, JPG ou PNG de 4 Mo maximum chacun. Un second envoi du même fichier sur la même opération ne crée pas de doublon.

Les justificatifs restent accessibles uniquement aux administrateurs autorisés à consulter la comptabilité. Ils sont chiffrés dans la base et le téléchargement passe par une vérification de connexion et d’autorisation. Vous pouvez ajouter une pièce après validation d’une opération.

Les fichiers ne se remplacent pas silencieusement. Si vous joignez une mauvaise pièce, ajoutez la bonne et, tant que la saisie est en brouillon, précisez la correction dans la remarque. Une annulation conserve les pièces d’origine.

Avant validation : ouvrez le brouillon puis « Modifier la saisie ». Les modifications sont prises en compte après enregistrement. Pour abandonner un brouillon, utilisez « Retirer ce brouillon » ; il reste consultable dans le filtre « Brouillons retirés ».

Après validation : la saisie initiale est conservée. Dans « Corriger une erreur », indiquez la date et le motif, puis confirmez. Une écriture inverse annule son effet. Vous pouvez alors saisir l’opération correcte. L’original et l’annulation restent liés et présents au journal.

La numérotation est attribuée à la validation dans chaque exercice. Deux validations du même formulaire ne créent pas deux opérations.

1. Ouvrez Banque et caisse, choisissez la banque et la date du relevé, puis « Afficher les mouvements ».
2. Recopiez le solde final du relevé. Pour un découvert, utilisez un montant négatif.
3. Cochez les mouvements retrouvés sur le relevé. Les cases du dernier pointage sont reprises pour vous éviter de tout refaire.
4. Vérifiez l’écart restant. Une opération absente de la comptabilité doit d’abord être saisie et validée ; elle n’est pas créée par le pointage.
5. Cliquez sur Conserver ce rapprochement, puis téléchargez le PDF ou le détail CSV.

Le calcul compare le solde du relevé au solde comptable après retrait des mouvements non pointés. Le PDF liste les opérations pointées et celles encore en attente. Chaque ligne d’un transfert est pointée dans sa propre banque. La caisse affiche un solde à comparer aux espèces réellement présentes.

Le statut « encaissé / rapproché » d’un règlement famille ne remplace pas le rapprochement bancaire comptable. Il indique que le mouvement de trésorerie du paiement a été identifié et peut être comptabilisé. Le rapprochement bancaire ci-dessus reste le contrôle formel entre les écritures validées et le relevé de banque. Pour un chèque, par exemple, le budget peut compter le règlement dès sa réception, la comptabilité attend son passage en banque, puis le rapprochement bancaire confirme que l’écriture figure bien sur le relevé.

Soldes initiaux : tant que la reprise complète n’est pas validée, le pointage reste incomplet, même avec un écart nul. Pour chaque banque, la reprise doit séparer sur des lignes du même compte le solde du relevé initial et les chèques ou virements antérieurs non dénoués. Cochez la ligne du solde initial et laissez les opérations en attente décochées jusqu’à leur passage en banque.

Une annulation qui corrige seulement une erreur de saisie ne figure pas forcément sur le relevé : pointez ensemble les deux lignes opposées pour neutraliser leur effet. Si l’annulation correspond à un remboursement réel, pointez chaque mouvement à son passage en banque.

Les états conservés ne sont jamais réécrits. « Reprendre ce pointage » prépare une nouvelle version. Si une écriture est ajoutée à une date déjà rapprochée ou si l’ouverture est corrigée, l’ancien état est signalé comme à actualiser à son ouverture et sur le PDF. Aucun écart n’est compensé automatiquement. La saisie est manuelle ; aucune connexion à votre banque n’est demandée.

1. Ouvrez Documents comptables et choisissez la date de situation dans l’exercice.
2. Consultez le bilan synthétique ou le compte de résultat synthétique.
3. Utilisez Télécharger le PDF pour l’édition ou Télécharger le CSV pour les montants.

Seules les écritures validées à cette date sont prises en compte. Les brouillons sont comptés séparément. Une annulation datée après la situation n’est pas incluse dans celle-ci. Le comparatif présente le précédent exercice contigu à sa date de fin, lorsque cet exercice existe ; sa date et ses éventuels soldes initiaux manquants sont indiqués.

Le bilan est présenté en valeurs nettes, avec les dettes et fonds propres, et le résultat de la période au passif. Les amortissements et dépréciations saisis diminuent les actifs concernés. Un compte bancaire créditeur est présenté en découvert. Le résultat compare les produits et les charges : un transfert entre banques ou un règlement d’une dette déjà enregistrée ne crée pas une charge supplémentaire.

Les PDF restent clairement provisoires. Ils ne réalisent pas la clôture, l’affectation du résultat ni l’annexe des comptes annuels. L’équilibre actif/passif ne prouve pas que toutes les factures ou dettes ont été enregistrées. Le classement est une synthèse par numéros de comptes ; les comptes d’attente et certaines rubriques particulières doivent être vérifiés. Les classes 8 et les contributions volontaires en nature ne sont pas gérées dans ce lot.

Dans « Journal, balance et détail du classement », retrouvez les comptes affectés à chaque rubrique, le journal CSV et la balance CSV. Ces exports respectent la date de situation choisie et ne constituent pas un FEC.

Vous pouvez continuer les saisies courantes pendant que les anciens comptes sont finalisés. Lorsque la balance définitive est prête, ouvrez Documents comptables → Saisir les soldes d’ouverture. Créez au préalable les comptes manquants dans Réglages.

La reprise est une écriture équilibrée au premier jour de l’exercice, limitée aux comptes 1 à 5. Détaillez les soldes bancaires et les opérations encore en attente comme indiqué ci-dessus. Enregistrez le brouillon, joignez la balance justificative, vérifiez les montants, puis cochez la confirmation de reprise complète avant validation. Une seule ouverture complète non annulée peut être validée par exercice. Une correction d’ouverture s’annule à la date d’ouverture, puis se remplace par une nouvelle reprise complète.

Pour une facture non réglée, un salaire à payer, un amortissement ou une régularisation, utilisez Opérations → Saisie comptable avancée. Chaque ligne comporte un compte et un montant au débit ou au crédit. Ajoutez les lignes nécessaires, jusqu’à 150 par écriture. L’enregistrement refuse un déséquilibre.

Exemple : une facture fournisseur encore à payer s’enregistre au débit de la charge et au crédit du fournisseur. Son règlement utilise ensuite une dépense avec ce compte fournisseur comme contrepartie, afin d’éviter de compter deux fois la charge. Les calculs de paie, de TVA et d’amortissement restent à préparer en dehors de cet outil.

La reprise est une saisie manuelle contrôlée, sans import de fichier automatique. Les règlements familles peuvent être préparés depuis leur registre, avec contrôle avant validation. La clôture automatique reste à développer.

Dans Réglages, les comptes peuvent être renommés ou archivés. Un compte archivé ne peut plus être choisi pour une nouvelle saisie ; ses écritures restent conservées. La nature d’un compte déjà utilisé ne peut pas être changée.

Le super administrateur dispose des accès. Il peut déléguer Comptabilité — consulter toute l’association, puis, si nécessaire, Comptabilité — saisir et gérer. Le second droit nécessite le premier. Les autorisations familles, paiements ou équipe n’ouvrent pas automatiquement la comptabilité.

Les droits comptables portent sur toute l’association : ils ne sont pas limités aux colos attribuées à l’administrateur. Les familles et les membres de l’équipe n’ont aucun accès à cet espace.

La sauvegarde de la base inclut les données comptables et les justificatifs chiffrés. L’archive de documents familles reste dédiée aux fichiers familles. Conservez la configuration contenant la clé de chiffrement avec vos moyens de restauration.

La tâche quotidienne existante prend en compte la comptabilité lorsqu’elle est effectivement programmée chez l’hébergeur. Déposer les fichiers du pack ne programme pas cette tâche. Le super administrateur peut créer une sauvegarde manuelle dans « Sécurité et sauvegardes ».

Une restauration ancienne sans comptabilité laisse ce module intact. Une sauvegarde contenant la comptabilité restaure ensemble ses tables, ses justificatifs, ses rapprochements et ses liens avec les règlements familles, après contrôle de leur cohérence. Une archive du premier lot comptable, antérieure aux rapprochements, les remet à vide en restaurant les opérations de cette archive ; une sauvegarde de la situation courante est créée avant la restauration. Une archive comptable antérieure à la liaison familles restaure ses opérations sans liens ; une archive récente contenant des écritures liées mais dépourvue de leurs liens est refusée. Les comptes administrateurs et leurs droits actuels restent préservés.

La remise à zéro globale des essais inclut désormais les opérations, comptes, exercices, rapprochements et justificatifs comptables. Elle reste réservée au propriétaire, avec récapitulatif, sauvegarde et confirmation. Elle ne se déclenche jamais à l’installation du pack.

Le classement initial utilise quelques comptes courants du Plan comptable général de l’ANC et les comptes associatifs du recueil du secteur non lucratif, version 2026, notamment les cotisations et les dons manuels. Les intitulés ont été simplifiés pour la saisie ; ce petit ensemble de départ devra être complété avec le plan de comptes de votre association.