Notice de confidentialité
Le responsable du traitement est l’association Uto’Pistes, Route de Pélasque Supérieur, 06450 Lantosque.
Elles servent à créer le compte familial, traiter les demandes d’inscription, préparer l’accueil des enfants, suivre les dossiers, cotisations et règlements, communiquer avec les responsables légaux et respecter les obligations de l’association.
Coordonnées des responsables légaux, identité et date de naissance des enfants, informations sanitaires utiles, réponses au formulaire, justificatifs déposés, autorisations, suivi administratif et financier. Aucun numéro de sécurité sociale n’est demandé. Les informations de santé ne doivent être indiquées que lorsqu’elles sont nécessaires à la sécurité ou à l’accompagnement de l’enfant.
La famille accède uniquement à ses propres informations et documents. Côté Uto’Pistes, seules les personnes habilitées selon leur mission peuvent consulter les dossiers. Les données sanitaires sont chiffrées dans la base ; les justificatifs sont stockés hors accès public et délivrés seulement après vérification de la session. Les notes internes ne sont jamais visibles par les familles.
Les comptes familles et administrateurs sont protégés par un mot de passe et une seconde vérification par code e-mail. Les réponses sensibles sont chiffrées dans la base et les e-mails de notification ne contiennent pas le dossier complet. Une connexion famille validée depuis un nouvel appareil ou réseau déclenche une alerte à l’adresse du compte.
Lorsque vous choisissez ce moyen de paiement, le site transmet à HelloAsso le montant, la nature du règlement, la référence du dossier et une référence technique. Vous renseignez vos coordonnées de paiement directement chez HelloAsso. Les fiches des enfants, documents et renseignements sanitaires ne sont pas transmis par cette connexion. Le site conserve les références financières, montants, statuts et remboursements nécessaires au suivi du règlement ; ces traces restent accessibles aux administrateurs autorisés si le dossier est supprimé.
Les informations restent accessibles pendant la préparation et la gestion du séjour. Elles sont ensuite supprimées ou archivées avec un accès limité selon les besoins administratifs, les délais de recours et les obligations légales applicables. Uto’Pistes documente ces durées et organise régulièrement le tri des comptes et dossiers anciens.
Pour chaque nouvelle colo, les informations de santé et les justificatifs sont demandés à nouveau, même si le précédent séjour est récent. Les réponses de santé, fiches sanitaires, copies des vaccinations, attestations d’assurance et photos d’identité sont supprimées lors de la maintenance à l’échéance de six mois après la fin du séjour concerné. L’identité, les coordonnées et le dossier administratif restent disponibles pour le suivi et les réinscriptions. Les sauvegardes gérées par le site peuvent encore contenir les éléments supprimés jusqu’à leur expiration, dans un délai de trente jours. Les photos du journal privé relèvent de la rubrique suivante.
Le journal associe des récits et des photos à un séjour. Seules les familles disposant d’une inscription transmise avec une place pour cette colo et les administrateurs habilités peuvent le consulter. Les photos ne sont pas publiées dans la galerie publique. L’administration vérifie les autorisations de droit à l’image avant publication et peut retirer un article ou une photo.
Les notifications sont facultatives. Après votre activation, le site conserve l’abonnement technique de votre navigateur, chiffré, et un identifiant aléatoire de l’appareil. Apple, Google ou Mozilla, selon votre navigateur, achemine une alerte chiffrée. Celle-ci ne contient ni nom d’enfant, ni photo, ni texte de message privé. Les traces d’envoi sont supprimées après trente jours lors du traitement automatique. Les abonnements restent jusqu’à leur désactivation, leur expiration signalée par le service ou la suppression du compte.
Vous pouvez désactiver un appareil ou tous les appareils dans l’application, rubrique Compte. Une déconnexion explicite désactive l’abonnement du compte sur ce navigateur. Les articles et photos restent accessibles dans les anciens séjours tant que l’association les conserve ; vous pouvez demander leur retrait via la page Contact.
Vous pouvez demander l’accès, la rectification ou, lorsque les conditions sont réunies, l’effacement ou la limitation de l’utilisation de vos données. Vous pouvez également retirer votre accord concernant les informations de santé, sans remettre en cause les opérations déjà réalisées.
Pour toute demande, utilisez la page Contact. Une preuve d’identité peut être demandée si elle est nécessaire pour éviter de communiquer un dossier à la mauvaise personne. Vous pouvez aussi saisir la CNIL.