Les assistants d’aide

Ouvrez Administration → Site public → Assistants d’aide. Choisissez l’onglet Site public, Espace Familles ou Espace Équipe. Chaque nouvel assistant arrive en pause et en mode guidé. Les réglages de l’assistant public déjà installé sont conservés. Cliquez sur « Tester l’assistant » : l’aperçu privé fonctionne même en pause et pendant la maintenance avec le compte super administrateur.

Essayez les quatre raccourcis, puis des questions libres sur la valise, les inscriptions et la vie au camp. Vérifiez les liens. Faites aussi un essai avec une question inconnue ou une situation personnelle.

Cochez les sources à utiliser. Le site public dispose de la FAQ, du guide Première colo et de l’agenda. L’assistant Familles ajoute sa notice ; l’assistant Équipe utilise sa notice par défaut. Ses sources publiques peuvent être ajoutées dans les réglages. Le guide reprend les textes publiés et respecte les rubriques masquées. Les brouillons restent exclus. La FAQ et les informations de l’agenda sont relues à chaque demande.

Chaque fiche peut recevoir une réponse personnalisée pour l’assistant sélectionné. Les personnalisations du site public sont aussi reprises dans les espaces qui utilisent ces pages ; une réponse propre à l’espace prend la priorité. Une case vide reprend la source ou la réponse déjà validée sur le site public. Si la source change, la réponse personnalisée est suspendue : relisez et enregistrez pour la valider à nouveau. Les tarifs et places ne sont pas des réponses personnalisables.

Une formulation ancienne sur les téléphones est signalée. Tant que la consigne n’est pas clarifiée, l’assistant oriente cette question vers le contact.

Le mode guidé fonctionne sans clé. L’activation, les sources, les réponses personnalisées, la clé IA et les compteurs sont séparés pour chacun des trois assistants. Pour la reformulation IA, utilisez votre propre compte API OpenAI et ajoutez sa clé dans les réglages, puis choisissez le mode IA et enregistrez. Cette facturation est distincte de ChatGPT. La clé reste chiffrée sur le serveur ; elle n’est pas affichée dans la fenêtre publique.

Dans l’aperçu, cliquez sur « Activer les réponses IA » puis posez une question fictive. Vérifiez que la mention « Réponse reformulée par une IA » apparaît. Si le service est indisponible, la réponse guidée est conservée avec une explication. L’intégration nécessite PHP cURL et une connexion HTTPS sortante vers api.openai.com.

Réglez le maximum d’appels quotidiens de chaque assistant et les limites du compte fournisseur. Le total éventuel du compte API additionne les usages de tous les assistants qui partagent ce compte. Le compteur du site comprend les tentatives en échec et les tests. Il limite les appels, pas un montant exact en euros. Les réponses d’agenda et les orientations personnelles ne sollicitent pas l’IA.

Après les essais, cochez « Afficher l’assistant dans cet espace » et enregistrez. Le bouton s’affiche sur les principales pages publiques : accueil, agenda, colos, guide Première colo, FAQ, contact, photos, vidéos, candidatures, boussole, boutique, résidences et lettre d’information.

Le bouton reste fermé tant que la personne ne le sollicite pas. Les assistants Familles et Équipe sont affichés après connexion dans leur espace et dans leur application respective. Les liens vers les notices s’ouvrent dans un nouvel onglet pour conserver la saisie du formulaire. Décochez la visibilité pour le mettre en pause ; les réglages sont conservés. Une fenêtre déjà ouverte ne peut plus obtenir de nouvelles réponses pendant la pause.

Les réglages et les réponses personnalisées sont dans la base du site et suivent ses sauvegardes. Il n’y a aucun historique de conversation à exporter. Les compteurs techniques sont dans un emplacement privé. Lisez l’information de confidentialité et vérifiez les conditions du fournisseur avant d’activer réellement l’IA.

L’activation, les sources et la clé sont réservées aux super administrateurs. Le module ne modifie ni les dossiers Familles, ni l’équipe, ni les paiements.