Les gestes du quotidien,
avec toute l’équipe.

Dans l’administration : Ouvrir une colo → Tâches quotidiennes → Équipe. L’entrée Tâches quotidiennes du menu donne accès aux deux onglets Enfants et Équipe selon les droits de ton compte.

Les trois vues sont Planning, Équipe et disponibilités et Bilan et points à vérifier. Commence par vérifier la liste des personnes, puis place les congés et les missions avant de générer.

Cliquer sur Configurer. Choisir 8 jours, 15 jours ou une durée personnalisée de 1 à 62 jours. Le premier et le dernier jour sont inclus. Pour prévoir la préparation et le rangement, élargir les dates et régler les besoins de ces journées.

Les tâches de départ sont petit déjeuner, déjeuner, dîner, douche, campement, chapiteau et potager. Les courses sont proposées avec un besoin habituel de zéro : ajouter les jours nécessaires en cliquant sur leur date.

Dans Tâches, horaires et besoins habituels, ajuster le nombre de personnes, les horaires indicatifs, la charge, la couleur et les jours de la semaine. On peut ajouter jusqu’à vingt tâches. Zéro désactive un besoin habituel sans effacer les anciennes affectations.

Cliquer sur une date pour définir les besoins de ce jour : une case vide reprend le besoin habituel, zéro signifie que la tâche n’est pas prévue. Les besoins du jour restent prioritaires. Les premiers réglages d’arrivée et de départ sont des propositions à vérifier.

Réduire une période demande de confirmer le retrait des journées qui sortent du planning. Les cases ou journées verrouillées empêchent ce retrait jusqu’à leur déverrouillage.

Les personnes affectées à la colo dans l’espace équipe sont reprises automatiquement, même si leur compte est encore à activer. Les comptes suspendus et les indisponibilités déclarées sont écartés du calcul. Les anciennes affectations restent visibles lorsqu’il existe des réglages ou des tâches à vérifier.

Il n’y a pas de nombre fixe d’animateurs : le calcul utilise les personnes présentes chaque jour. Les dates et heures de présence confirmées dans l’organisation de la colo sont reprises. Les champs particuliers laissés vides suivent ces données ; une valeur renseignée dans ce planning les remplace pour ce planning seulement.

Cliquer sur un prénom pour choisir Normale, Allégée ou Uniquement les affectations manuelles. La participation allégée réduit la cible de répartition ; elle ne promet pas un nombre exact de tâches. Les fonctions de direction proposent une participation manuelle ; les adjoints et responsables une participation allégée. Vérifier ces propositions pour chaque personne.

Pour MikA : placer les ateliers, la préparation du spectacle, l’administratif ou le maraîchage, puis attribuer les tâches souhaitées. Pour Romane : réserver les courses et la préparation de la colo suivante, puis laisser le calcul compléter les créneaux disponibles selon sa participation.

Les réglages avancés permettent de choisir les tâches possibles ou privilégiées, le maximum de tâches par jour, la charge quotidienne et un plafond pour le séjour. Le plafond de séjour à zéro signifie sans plafond supplémentaire. La charge des missions entre dans la limite quotidienne.

Ajouter une direction ou un renfort non listé ajoute une ligne uniquement dans ce planning. Cela ne crée aucun compte et ne donne aucun accès. Jusqu’à cinquante personnes peuvent figurer dans le planning.

Cliquer sur une case pour choisir Présent, Congé ou Absent, puis les tâches et missions. Sans tâche signifie que les animations habituelles continuent. Ce n’est pas un congé.

Deux ou trois tâches dans une journée sont possibles si les horaires et les limites personnelles le permettent. Une mission précise un intitulé, un créneau et une charge. Réserver ce créneau empêche d’y attribuer une tâche. Cocher aussi l’indisponibilité pour le relais de direction lors d’un déplacement ou d’une mission qui l’exige ; une mission administrative sur place peut laisser ce relais possible.

La date Appliquer jusqu’au répète la journée sur une période. Confirmer le remplacement lorsqu’elle contient déjà des affectations. Un congé ou une absence retire les tâches et missions de la période à l’enregistrement.

La case est verrouillée par défaut après une modification. Décocher l’option permet au calcul de redistribuer ses tâches. Les congés et les missions restent conservés dans tous les cas. Le verrou d’une journée conserve toutes ses cases, même vides.

Échanger les tâches de cette journée permute les tâches entre deux personnes, conserve leurs missions et vérifie la compatibilité. Les deux cases sont ensuite verrouillées.

Cliquer sur Générer le planning, choisir la période puis valider. Le calcul remplace seulement les tâches non verrouillées de cette période. Pour préserver les journées déjà vécues, sélectionner les jours à venir.

Le calcul cherche à répartir la charge selon les présences et la participation de chacun, à varier les tâches et les partenaires, à respecter les missions, congés, horaires, tâches possibles et plafonds. Une mission réduit la disponibilité et la capacité de prise en charge. Les besoins et les contraintes peuvent empêcher une répartition parfaite.

Un poste impossible à couvrir reste À attribuer. Le bilan indique les besoins incomplets, les surnombres, les chevauchements, les anciennes affectations et les plafonds dépassés. Le repère facultatif du relais de direction couvre 8 h à 20 h ; il invite à vérifier l’organisation en fonction des personnes identifiées comme relais.

Le planning ne se remélange pas au rechargement. Après un changement d’équipe, cliquer sur Actualiser l’équipe et le planning, vérifier les présences et recalculer si nécessaire. Les éditions simultanées ou changements de présence sont signalés avant enregistrement.

Les modifications restent en brouillon. Cliquer sur Valider pour l’équipe pour rendre cette version consultable. Les conflits doivent être corrigés ; les autres points demandent une prise de connaissance et restent visibles au suivi.

Les retouches ultérieures ne remplacent pas la version publiée avant une nouvelle validation. Si les présences changent, l’outil signale qu’une vérification est nécessaire. Retirer de la consultation conserve le brouillon et masque la version dans l’espace équipe.

Les membres actifs affectés à cette colo consultent la version validée dans Mes colos → Ma colo → Tâches quotidiennes. Leurs tâches d’aujourd’hui et de demain apparaissent à l’accueil lorsque les dates correspondent. Les animateurs ne modifient pas ce planning. Aucun message ni e-mail n’est envoyé par la validation.

PDF du planning exporte le tableau coloré en A4 ou A3 paysage, avec huit jours sur la première période puis sept. Voir les équipes d’une journée propose la vue et le PDF du jour. Le PDF administratif indique Brouillon tant que la version affichée n’est pas validée ; celui de l’espace équipe reprend la version validée.

Si ton compte possède aussi l’accès aux tâches des enfants, le tableau du jour peut réunir les adultes et les enfants affectés aux tâches correspondantes. Leurs affectations restent gérées dans leurs plannings respectifs.

Le super administrateur dispose de l’accès. Pour déléguer, ouvrir Réglages → Comptes et droits d’accès, cocher Tâches quotidiennes de l’équipe et choisir les colos. Le droit aux tâches des enfants ou un compte animateur ne donne pas automatiquement accès à la modification du planning équipe.

Dans Changer de colo, sélectionner Colo de démonstration · Équipe fictive. Tester de six à dix animateurs, en plus de la direction et de l’adjointe, puis les missions, congés, calculs et PDF. Les essais sont propres au compte administrateur. Une validation de démonstration n’est jamais diffusée à une vraie équipe.

Les plannings sont chiffrés dans la base et inclus dans les nouvelles sauvegardes de l’équipe. Les anciennes sauvegardes restent lisibles. La suppression définitive d’un compte équipe retire ses informations du brouillon et de la version publiée.